RÔLE DU DPO
Nouveaux logiciels, marchés publics, sous-traitants, droits des usagers, évolutions des services, incidents de sécurité : la conformité évolue avec votre organisation. Nous vous aidons à transformer les obligations réglementaires en un dispositif piloté, vivant et démontrable.
Le DPO éclaire la décision → Le responsable du traitement arbitre et décide → Les services mettent en œuvre
Votre accompagnement
EXTERNALISATION
Un DPO expérimenté sans devoir constituer intégralement la compétence en interne.
Des compétences organisationnelles, documentaires et cybersécurité mobilisables au besoin.
Le DPO conseille et contrôle tandis que le responsable du traitement demeure décisionnaire.
Une organisation structurée pour éviter que la fonction repose sur une ressource isolée.
Modalités d’intervention
Les sollicitations courantes sont principalement traitées à distance pour garantir réactivité et disponibilité. Réunions, visites et contrôles sur site sont planifiés selon vos besoins et votre niveau d’accompagnement.
RGPD & CYBERSÉCURITÉ
Une cyberattaque, une fuite de données ou un accès non autorisé nécessitent souvent une analyse à la fois réglementaire et technique.
Votre DPO accompagne le responsable du traitement sur la violation de données et peut s’appuyer sur les ingénieurs cybersécurité SMA NETAGIS lorsque l’incident nécessite une expertise technique complémentaire.
Réglementaire → Organisationnel → Humain → Technique
Équipe pluridisciplinaire
Votre DPO référent reste votre interlocuteur privilégié. Selon les sujets rencontrés, le DPO peut mobiliser les compétences complémentaires de SMA NETAGIS en organisation, documentation, informatique et cybersécurité, afin d’apporter une réponse adaptée aux dimensions réglementaires, organisationnelles et techniques de la protection des données.
Ingénieur INSA, certifié EU GDPR Practitioner en 2017
Supervision des prestations
Suppléance ponctuelle du DPO référent, notamment en Occitanie et Aquitaine
Structuration et suivi de la documentation de conformité, sous la responsabilité du DPO
Registres et suivi dans MADIS
Plans d’actions et éléments de preuve
15 ans d’expériences
Architecture et sécurité des infrastructures
Analyse des risques techniques
Maintien en condition opérationnelle et de sécurité
Analyse des accès et habilitations
Sécurité des flux et échanges de données
Sauvegardes et protection des données
Analyse technique des incidents
Management de la conformité
MADIS structure votre registre, votre documentation, vos actions et vos éléments de preuve dans un référentiel actualisé et exploitable dans la durée.
Documenter → Planifier → Suivre → Contrôler → Actualiser → Démontrer
En cas d’internalisation de la fonction ou de changement de prestataire, vos données peuvent être récupérées et MADIS peut être exploité sur votre infrastructure ou auprès de l’hébergeur de votre choix.
La continuité de votre dispositif est préservée.
Transition
Registres, procédures, avis, AIPD, sous-traitants, plans d’actions et éléments de preuve sont repris et analysés. Nous identifions ce qui peut être conservé, actualisé ou approfondi sans reconstruire inutilement les travaux déjà réalisés.
Reprise → Continuité → Actualisation → Amélioration continue
Dimensionnement
Le besoin d’accompagnement ne dépend pas uniquement du nombre de traitements. Une commune disposant de nombreux services peut nécessiter un accompagnement comparable à celui d’une structure intercommunale. Nous dimensionnons donc le forfait selon votre organisation réelle.
Réunions, présence sur site, sensibilisation et modalités de suivi souhaitées.
Diversité des métiers, traitements, sous-traitants et nouveaux projets.
Dispositif existant, traitements à risque et actions encore à mener.
Supervision des moyens et suppléance organisée.
FAQ DPO EXTERNE
Le coût dépend de la taille et de la complexité de l’organisation, du nombre de directions et services, des traitements, des sites, du niveau de maturité et des modalités d’accompagnement retenues.
La mission est placée sous la responsabilité d’un DPO référent expérimenté et certifié selon le référentiel de compétences DPO de la CNIL. Il réalise ou valide les analyses, avis et recommandations relevant de la fonction de DPO. Les autres membres de l’équipe interviennent selon leurs compétences respectives en appui organisationnel, documentaire ou cybersécurité. Cette organisation permet de mobiliser plusieurs expertises tout en conservant un interlocuteur DPO clairement identifié.
La mission courante est assurée par un DPO expérimenté et certifié, qui analyse les traitements, conseille le responsable du traitement, formule ses recommandations et contrôle le respect du RGPD. L’intervention d’un avocat n’est envisagée que dans une situation exceptionnelle relevant spécifiquement de son expertise, notamment en cas de contentieux, de plainte ou de problématique juridique complexe. SMA NETAGIS peut alors intervenir en coordination avec l’avocat habituel de la collectivité.
La conformité RGPD ne repose pas uniquement sur la qualité des mentions d’information ou de la documentation. Elle dépend également de l’organisation interne, des pratiques des agents et des mesures techniques permettant de protéger effectivement les données. Notre DPO peut ainsi s’appuyer sur les compétences cybersécurité de SMA NETAGIS pour examiner, lorsque nécessaire, les habilitations, les accès, les flux de données, les sauvegardes, les sous-traitants ou les mesures de sécurité associées aux traitements.
Les situations critiques font l’objet d’une prise en charge prioritaire. Le DPO accompagne le responsable du traitement dans la qualification de la violation, l’analyse des risques, sa documentation et l’appréciation des démarches réglementaires nécessaires. Lorsque l’incident présente une dimension informatique importante, les compétences cybersécurité SMA NETAGIS peuvent être mobilisées pour compléter l’analyse réglementaire par les éléments techniques nécessaires.
Non. Le traitement à distance des sollicitations courantes permet de garantir disponibilité et réactivité. Il est complété par des réunions, visites, sensibilisations et contrôles sur site, dimensionnés en fonction de l’organisation et du niveau d’accompagnement retenu. Les situations particulières peuvent également justifier une intervention spécifique sur site.
Oui. SMA NETAGIS privilégie une reprise de l’existant pour préserver les travaux déjà réalisés et cibler les éléments devant être actualisés ou approfondis.
Oui. Lorsqu’un nouveau traitement, logiciel, formulaire ou projet est porté à sa connaissance, le DPO accompagne le service dans son analyse et dans la création ou l’actualisation de la fiche correspondante au registre : finalité, base juridique, données, personnes concernées, destinataires, sous-traitants, durées de conservation et mesures de sécurité. Le DPO apprécie également si le projet nécessite une analyse complémentaire, notamment une AIPD.
Oui. Votre documentation reste celle de votre organisme et MADIS facilite la continuité du dispositif en cas d’internalisation ou de changement de prestataire. L’application, hébergée sur notre infrastructure serveurs en France, est gérée par notre équipe technique dans le cadre de la mission. Elle permet de centraliser le registre, la documentation et le suivi des actions dans un référentiel évolutif, plutôt que de laisser la collectivité avec une succession de livrables statiques. Son caractère open source favorise également la réversibilité
Présentez-nous votre organisation et votre dispositif actuel. Nous vous proposerons un accompagnement adapté.
EXPERTISES COMPLÉMENTAIRES
De la protection des données à la sécurisation des systèmes d’information et à la valorisation des données territoriales, SMA NETAGIS accompagne les collectivités dans leurs enjeux numériques.
